Glossário de viagens corporativas

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A

Adiantamento de viagem

Valor liberado ao colaborador antes da viagem para cobrir gastos previstos, como alimentação e transporte local. Depois da viagem, o adiantamento é conciliado na prestação de contas, com os comprovantes de cada despesa. Veja como funciona no módulo Despesas.

Antecedência de compra

Número de dias entre a reserva e a data da viagem. No aéreo, comprar com mais antecedência costuma reduzir o preço da passagem, por isso muitas políticas de viagens definem um prazo mínimo de compra para voos nacionais e internacionais.

Aprovação de viagem

Etapa em que um gestor autoriza uma reserva antes da emissão. Em plataformas de gestão de viagens, a aprovação pode ser exigida só quando a escolha foge das regras da política de viagens, o que reduz o retrabalho.

B

Bagagem despachada

Bagagem que viaja no porão da aeronave. Nas tarifas aéreas mais baratas, ela costuma ser cobrada à parte; nas tarifas flexíveis, pode estar incluída. Vale prever a regra na política de viagens para evitar custos inesperados.

Bilhete não voado

Passagem aérea paga que não foi utilizada, total ou parcialmente. Conforme as regras da tarifa, o valor pode gerar crédito para uma nova viagem ou reembolso, descontadas eventuais multas. Controlar esses créditos evita que a empresa perca dinheiro.

Bleisure

Combinação de business (negócios) e leisure (lazer): o colaborador estende a viagem a trabalho por conta própria, por exemplo para passar o fim de semana no destino. A política de viagens deve deixar claro quais custos ficam com a empresa e quais com o viajante.

C

Cartão corporativo

Cartão de pagamento emitido em nome da empresa para despesas de trabalho. Pode ser físico ou virtual e reduz a necessidade de adiantamentos e reembolsos, porque os gastos já ficam registrados para a prestação de contas.

Cartão virtual

Número de cartão gerado digitalmente para uma compra ou fornecedor específico, com limite e validade definidos. Em viagens corporativas, é usado para pagar hotéis e outros serviços com mais segurança e controle.

Centralização de reservas

Modelo em que uma pessoa ou área faz as reservas para todos os viajantes da empresa. É o contrário do self booking e pode ser combinado com ele, por exemplo centralizando viagens internacionais e deixando as nacionais com cada colaborador.

Centro de custo

Unidade contábil à qual uma despesa é atribuída, como uma área, um projeto ou uma filial. Associar cada viagem ao centro de custo certo permite saber quem gasta quanto e acompanhar os números em dashboards.

Classe tarifária

Código que define o preço e as regras de uma passagem aérea dentro da mesma cabine, como possibilidade de remarcação, reembolso e franquia de bagagem. Duas poltronas iguais no mesmo voo podem ter classes tarifárias e preços diferentes.

Compliance de viagens

Grau de cumprimento da política de viagens pelos colaboradores. Uma taxa de compliance alta indica que as reservas seguem as regras de preço, antecedência e categoria definidas pela empresa.

Conciliação

Conferência entre o que foi reservado ou gasto e o que foi faturado pelos fornecedores ou pelo cartão. Evita cobranças duplicadas ou indevidas e é uma das tarefas mais trabalhosas quando feita em planilhas.

D

Diária

Valor cobrado por uma noite de hospedagem ou por um dia de locação de carro. Também pode se referir ao valor fixo pago ao colaborador por dia de viagem para cobrir alimentação e pequenas despesas, conforme a política da empresa.

Duty of care

Dever da empresa de zelar pela segurança e pelo bem-estar dos colaboradores em viagem. Na prática, inclui saber onde cada viajante está, oferecer atendimento em imprevistos e escolher fornecedores confiáveis.

E

Emissão

Momento em que a reserva é confirmada e a passagem ou o serviço é efetivamente comprado. Depois da emissão, alterações e cancelamentos passam a seguir as regras da tarifa.

Emissões de CO₂

Gases de efeito estufa gerados pelas viagens, principalmente no transporte aéreo. Medir as emissões por viagem e por centro de custo ajuda a empresa a acompanhar metas de sustentabilidade e relatórios ESG.

F

Fatura centralizada

Modelo de cobrança em que os gastos de viagem da empresa são reunidos em uma única fatura periódica, em vez de pagamentos avulsos por viagem. Simplifica o trabalho do financeiro e a conciliação.

Fee

Taxa de serviço cobrada por uma agência ou empresa de gestão de viagens pela emissão de passagens, reservas ou atendimento. Pode ser cobrada por transação ou incluída em um plano mensal.

G

GDS

Sigla de Global Distribution System, sistema que reúne a oferta de companhias aéreas, hotéis e locadoras para que agências e plataformas consultem disponibilidade e façam reservas. Amadeus, Sabre e Travelport são exemplos.

Gestor de viagens

Profissional responsável pelas viagens corporativas da empresa: define a política, negocia com fornecedores, acompanha os gastos e cuida do atendimento aos viajantes. Em empresas menores, a função costuma ficar com o financeiro ou o administrativo.

Gestão de despesas

Processo de registrar, aprovar, reembolsar e controlar os gastos dos colaboradores, como refeições, transporte e hospedagem. Ferramentas digitais substituem planilhas e comprovantes em papel. Conheça o módulo Despesas.

I

IATA

Associação Internacional de Transporte Aéreo, que reúne companhias aéreas e define padrões do setor. Agências credenciadas pela IATA podem emitir passagens diretamente com as companhias.

L

Localizador

Código alfanumérico que identifica uma reserva, também chamado de PNR. É usado para consultar, alterar ou fazer check-in de uma viagem.

M

MCP

Sigla de Model Context Protocol, padrão aberto que permite conectar assistentes de inteligência artificial, como Claude e Copilot, a sistemas externos. É o que permite reservar e aprovar viagens direto pelo chat. Veja a Koni.

Multifornecedor

Busca que reúne em uma mesma tela as ofertas de várias fontes, como companhias aéreas, consolidadoras e redes hoteleiras, para comparar preços e condições antes de reservar.

N

NDC

Sigla de New Distribution Capability, padrão da IATA para que as companhias aéreas distribuam suas tarifas e serviços diretamente às agências e plataformas, com mais opções do que os canais tradicionais.

No-show

Não comparecimento do passageiro ao voo, do hóspede ao hotel ou do cliente à retirada do carro sem cancelar antes. Conforme as regras da tarifa, pode gerar cobrança de multa ou da diária.

O

OBT

Sigla de Online Booking Tool, a ferramenta de reservas online usada pelas empresas para que os colaboradores busquem e reservem viagens dentro da política. Entenda a diferença no artigo OBT ou TMC.

P

Política de viagens

Conjunto de regras que define como os colaboradores viajam a trabalho: quem pode viajar, categorias permitidas, limites de preço, antecedência e fluxo de aprovação. Veja como aplicar em Políticas de viagens.

Prestação de contas

Envio dos comprovantes e informações das despesas de uma viagem para aprovação e conciliação. É a base para reembolsar o colaborador ou fechar um adiantamento.

R

RDV

Sigla de Relatório de Despesas de Viagem, documento que reúne todos os gastos de uma viagem com seus comprovantes. Veja o guia completo de RDV.

Reembolso

Devolução ao colaborador de despesas pagas com recursos próprios durante a viagem, depois da aprovação da prestação de contas. Saiba como fazer reembolso sem planilhas.

Remarcação

Alteração de data, horário ou rota de uma reserva já emitida. Pode ter custo de multa e diferença tarifária, conforme as regras da tarifa.

S

Self booking

Modelo em que o próprio viajante faz suas reservas em uma plataforma, dentro das regras da política de viagens, sem depender de uma pessoa ou agência para cada pedido.

Solicitante

Pessoa que pede a viagem, que pode ser o próprio viajante ou alguém que reserva em nome dele, como um assistente ou gestor de área.

T

Tarifa acordo

Preço negociado diretamente entre a empresa e um fornecedor, como uma rede de hotéis ou companhia aérea, válido para as viagens dessa empresa. Também chamada de tarifa corporativa.

Tarifa flexível

Tarifa que permite remarcação e cancelamento com pouca ou nenhuma multa. Costuma ser mais cara que a tarifa promocional, mas reduz perdas quando a agenda muda.

TMC

Sigla de Travel Management Company, empresa especializada em gerir as viagens corporativas de seus clientes, com atendimento, negociação com fornecedores e relatórios.

Travel tech

Empresa que usa tecnologia para simplificar a compra e a gestão de viagens, combinando plataforma, automação e dados. Leia mais em o que é travel tech.

V

Viajante

Pessoa que realiza a viagem a trabalho. No vocabulário de viagens corporativas, é o colaborador ou convidado da empresa que usa as passagens, hospedagens e demais serviços reservados.

Voucher

Comprovante de uma reserva de hotel, carro ou serviço, apresentado ao fornecedor no momento do uso.