Resumo rápido
O RDV (relatório de despesas de viagem) é o documento em que o colaborador registra e comprova tudo o que gastou numa viagem a trabalho, para receber o reembolso e para a empresa controlar o custo. Um bom RDV tem dados da viagem, cada despesa com categoria e comprovante, o resumo dos valores e a aprovação do gestor.
O RDV, sigla de relatório de despesas de viagem, é a prestação de contas de uma viagem corporativa. Nele, o colaborador lista o que gastou com transporte, hospedagem, alimentação e outros itens, anexa os comprovantes e envia para aprovação. Com o RDV aprovado, o financeiro faz o reembolso e registra o gasto no centro de custo certo.
Parece burocracia, mas é o RDV que mostra quanto a empresa realmente gasta com viagens, onde o dinheiro vai e se a política está sendo seguida. Quando ele é feito em planilhas soltas, cada pessoa preenche de um jeito, os comprovantes se perdem e o reembolso demora.
O que não pode faltar em um RDV
- Dados do colaborador: nome, área e centro de custo.
- Dados da viagem: destino, datas de ida e volta e motivo (cliente, projeto, evento).
- Cada despesa separada: data, categoria, valor, forma de pagamento e estabelecimento.
- Comprovante de cada despesa: nota fiscal ou recibo, legível.
- Resumo financeiro: total por categoria, valor adiantado pela empresa e saldo a reembolsar ou a devolver.
- Aprovação: quem aprovou e quando.
Evite categorias vagas como “diversos”. Quanto mais clara a categoria, mais fácil analisar os gastos depois.
Como fazer um RDV em 6 passos
- Use um modelo único para toda a empresa, com os mesmos campos e categorias.
- Defina o que pode ser reembolsado e os limites por categoria, de acordo com a política de viagens.
- Registre as despesas durante a viagem, e não na volta. Fotografar o comprovante na hora evita perdas.
- Separe o que já foi pago pela empresa (passagem e hotel reservados pela plataforma, por exemplo) do que o colaborador pagou do próprio bolso.
- Envie dentro do prazo combinado, por exemplo até alguns dias úteis depois do retorno.
- Aprove e analise: o gestor confere, o financeiro reembolsa e os dados alimentam os relatórios da área.
Os erros mais comuns
- Comprovante ausente, ilegível ou em nome de outra empresa.
- Despesa fora da política sem justificativa.
- Gasto lançado na categoria errada, o que distorce os relatórios.
- RDV enviado semanas depois da viagem, quando ninguém lembra mais dos detalhes.
- Planilhas diferentes em cada área, que não conversam entre si.
Planilha ou sistema?
A planilha funciona para quem viaja pouco. Quando as viagens viram rotina, ela passa a custar caro em tempo: alguém precisa conferir item por item, cobrar comprovantes e consolidar os números à mão.
Num sistema de gestão de despesas, o colaborador registra o gasto pelo celular, anexa a foto do recibo e envia. As regras da política são aplicadas na hora, o gestor aprova pela plataforma e o financeiro vê tudo consolidado. Na Kontrip, isso acontece no módulo Despesas, integrado às reservas de aéreo, hotel, carro e ônibus: o que foi comprado pela plataforma já entra no controle, sem digitação.
Perguntas frequentes
O que significa RDV?
RDV é a sigla de relatório de despesas de viagem, o documento usado para prestar contas dos gastos de uma viagem a trabalho e pedir o reembolso.
Quem deve preencher o RDV?
O colaborador que viajou. O gestor aprova e o financeiro confere e faz o reembolso.
Quais comprovantes são aceitos no RDV?
Em geral, nota fiscal ou recibo legível, com data, valor e estabelecimento. As regras exatas devem estar na política de viagens da empresa e ser validadas com a contabilidade.
Em quanto tempo o RDV deve ser enviado?
O prazo é definido por cada empresa. O ideal é que seja curto, logo após o retorno, para não perder comprovantes nem informações.
