Resumo rápido
Os maiores desafios da gestão de viagens corporativas são a falta de controle sobre os gastos, as reservas espalhadas, a política que não é seguida, o reembolso lento, a falta de dados e o suporte ao viajante em imprevistos. A solução passa por centralizar tudo numa plataforma, aplicar as regras automaticamente e manter atendimento para quando a viagem sai do roteiro.
Quem gerencia viagens corporativas cuida de muita coisa ao mesmo tempo: custo, regras, aprovações, reembolso e o bem-estar de quem viaja. Estes são os desafios mais comuns e como enfrentá-los.
1. Falta de controle sobre os gastos
Sem visão consolidada, a empresa só descobre quanto gastou depois do fechamento do mês.
Como resolver: centralizar reservas e despesas numa só plataforma, com relatórios atualizados por área e centro de custo.
2. Reservas espalhadas
Cada colaborador compra num site diferente, com cartões diferentes, e ninguém sabe ao certo quem está viajando.
Como resolver: um único canal de reservas para aéreo, hotel, carro e ônibus, no computador e no celular.
3. Política que ninguém segue
A política existe, mas fica num documento que poucos leem.
Como resolver: aplicar as regras dentro do sistema, mostrando em cada opção se ela está dentro da política e mandando as exceções para aprovação.
4. Reembolso lento
Planilhas, comprovantes perdidos e aprovações por e-mail atrasam o reembolso e desgastam a equipe.
Como resolver: registro de despesas pelo celular, aprovação digital e cartão corporativo.
5. Falta de dados para decidir
Sem dados confiáveis, é difícil negociar com fornecedores ou ajustar a política.
Como resolver: dashboards com gastos por destino, fornecedor e área, e a possibilidade de fazer perguntas diretamente aos dados.
6. Suporte ao viajante
Voo cancelado, bagagem extraviada, hotel sem reserva: quando algo dá errado, o viajante precisa de ajuda rápida.
Como resolver: atendimento humano disponível durante a viagem e informações da reserva acessíveis no celular.
Como a Kontrip ajuda
A Kontrip reúne reservas, política de viagens, aprovações, despesas e dashboards numa só plataforma, com app para o viajante e atendimento humano para os imprevistos.
Perguntas frequentes
Qual o maior desafio da gestão de viagens corporativas?
Para a maioria das empresas, é ter controle e visibilidade dos gastos, porque reservas e despesas ficam espalhadas em vários canais.
Como centralizar a gestão de viagens?
Usando uma plataforma única para reservas, política, aprovação e despesas, acessível no computador e no celular.
Quem deve cuidar da gestão de viagens na empresa?
Depende do porte: pode ser financeiro, administrativo, RH ou uma área dedicada. O importante é ter um responsável e regras claras.
