Descubra como mensurar o retorno financeiro de investir em uma gestão de viagens corporativas eficiente e como justificar a adoção de novas tecnologias para sua diretoria.
Introdução: Além do Controle de Custos
Quando falamos em gestão de viagens corporativas, a primeira associação que muitos executivos fazem é com “redução de custos”. Embora economizar seja um objetivo importante, uma visão puramente focada em corte de despesas pode ser limitante e até contraproducente.
A verdadeira questão que gestores financeiros, diretores e CEOs deveriam estar fazendo é: “Qual o retorno sobre o investimento (ROI) que obtemos com nossa gestão de viagens?”
Neste artigo, vamos explorar como calcular o ROI da gestão de viagens corporativas, considerando não apenas economias diretas, mas também ganhos de produtividade, satisfação dos colaboradores e vantagens estratégicas. Você aprenderá métodos práticos para quantificar benefícios, justificar investimentos em tecnologia e demonstrar o valor de uma gestão eficiente para sua organização.
Por que Calcular o ROI da Gestão de Viagens?
Antes de mergulharmos nos cálculos, é importante entender por que o ROI da gestão de viagens merece atenção especial:
1. Viagens são um investimento significativo: para muitas empresas, as despesas com viagens representam o segundo ou terceiro maior custo controlável, atrás apenas de folha de pagamento e, em alguns casos, tecnologia.
2. Decisões baseadas em dados: o cálculo do ROI permite tomar decisões fundamentadas sobre investimentos em ferramentas, processos e políticas de viagens.
3. Justificativa para stakeholders: demonstrar o retorno financeiro facilita a aprovação de projetos de melhoria na gestão de viagens pela diretoria.
4. Visão holística: considerar o ROI força a análise de benefícios além da simples redução de custos, como produtividade e satisfação dos colaboradores.
5. Benchmark e melhoria contínua: estabelecer métricas de ROI permite comparar performance ao longo do tempo e com outras empresas do setor.
Componentes do ROI em Gestão de Viagens
O ROI da gestão de viagens corporativas é composto por diversos elementos que podem ser agrupados em três categorias principais:
1. Economias Diretas
São os ganhos financeiros mais facilmente mensuráveis, resultantes de:
• Redução nas tarifas: economia obtida através de negociações com fornecedores, acesso a tarifas corporativas e compras antecipadas.
• Eliminação de despesas fora da política: economia gerada pela maior conformidade com as regras estabelecidas.
• Redução de taxas de transação: economia em taxas de serviço e intermediação.
• Otimização de rotas e itinerários: economia com escolhas mais eficientes de conexões e horários.
2. Ganhos de Eficiência Operacional
Representam economias indiretas relacionadas a processos:
• Redução do tempo administrativo: menos horas dedicadas a processos manuais de reserva, aprovação e reembolso.
• Automação de tarefas: eliminação de etapas manuais através de tecnologia.
• Centralização de informações: menos tempo gasto buscando dados em múltiplos sistemas.
• Prevenção de erros e fraudes: redução de custos associados a correções e investigações.
3. Benefícios Estratégicos e Intangíveis
São ganhos mais difíceis de quantificar, mas igualmente importantes:
• Aumento da produtividade dos viajantes: melhores condições de viagem resultam em maior rendimento.
• Satisfação e retenção de talentos: processos eficientes e políticas adequadas impactam positivamente a experiência do colaborador.
• Segurança e duty of care: melhor capacidade de localizar e assistir colaboradores em situações de emergência.
• Sustentabilidade: redução da pegada de carbono e alinhamento com objetivos ESG.
• Dados para decisões estratégicas: insights que permitem otimizar a distribuição geográfica de equipes e recursos.
Como Calcular o ROI da Gestão de Viagens: Metodologia Prática
Vamos agora apresentar uma metodologia passo a passo para calcular o ROI da gestão de viagens corporativas, incluindo uma fórmula adaptada à realidade deste tipo de investimento.
Fórmula Básica do ROI
A fórmula tradicional do ROI é:
ROI = (Ganho obtido – Investimento) / Investimento × 100%
Para gestão de viagens, podemos adaptar esta fórmula para:
ROI Gestão de Viagens = (Economias Diretas + Ganhos de Eficiência + Benefícios Estratégicos – Custo da Solução) / Custo da Solução × 100%
Passo 1: Quantificar o Investimento (Custo da Solução)
Comece identificando todos os custos associados à implementação e manutenção da sua solução de gestão de viagens:
• Custos de tecnologia: licenças de software, implementação, customizações, manutenção.
• Custos de pessoal: equipe interna dedicada à gestão de viagens.
• Custos de serviço: taxas de agências ou TMCs (Travel Management Companies).
• Custos de treinamento: capacitação de usuários e administradores.
• Outros custos: consultoria, integração com outros sistemas, etc.
Exemplo:
– Licença anual de plataforma de gestão de viagens: R$ 120.000
– Custo de implementação (único): R$ 50.000 (amortizado em 3 anos = R$ 16.667/ano)
– Taxas de serviço da TMC: R$ 8.000/ano
– Treinamento anual: R$ 15.000
– Total do investimento anual: R$ 159.667
Passo 2: Calcular as Economias Diretas
Quantifique as economias financeiras diretas obtidas com a solução:
• Economia em tarifas: compare o custo médio de passagens, hotéis e aluguel de carros antes e depois da implementação.
• Economia em compliance: calcule a redução de gastos fora da política.
• Economia em taxas: compare as taxas de transação anteriores com as atuais.
Exemplo:
– Redução média de 15% em tarifas aéreas (base anual de R$ 1.000.000): R$ 150.000
– Redução de 80% em despesas fora da política (base de R$ 100.000): R$ 80.000
– Economia em taxas de transação: R$ 30.000
– Total de economias diretas: R$ 260.000
Passo 3: Estimar os Ganhos de Eficiência Operacional
Calcule o valor do tempo economizado em processos administrativos:
1. Identifique as tarefas que foram otimizadas ou automatizadas
2. Estime o tempo economizado por tarefa
3. Multiplique pelo número de ocorrências anuais
4. Multiplique pelo custo médio por hora dos profissionais envolvidos
Exemplo:
– Tempo economizado em reservas: 20 min × 500 reservas/ano = 167 horas
– Tempo economizado em aprovações: 10 min × 500 reservas/ano = 83 horas
– Tempo economizado em reembolsos: 30 min × 400 reembolsos/ano = 200 horas
– Total: 450 horas × custo médio de R$ 100/hora = R$ 45.000
Passo 4: Valorar os Benefícios Estratégicos
Esta é a parte mais desafiadora, pois envolve benefícios menos tangíveis. Algumas abordagens:
• Produtividade do viajante: Estime o valor do tempo economizado com melhores itinerários e menos problemas durante a viagem.
• Retenção de talentos: Calcule o custo evitado de rotatividade atribuível à melhor experiência de viagem.
• Duty of care: Estime o valor da redução de riscos e melhor capacidade de resposta a emergências.
Exemplo:
– Aumento de produtividade dos viajantes (1 hora por viagem × 500 viagens × R$ 150/hora): R$ 75.000
– Redução de custos com rotatividade (estimativa conservadora): R$ 30.000
– Valor da melhor gestão de riscos (estimativa): R$ 20.000
– Total de benefícios estratégicos: R$ 125.000
Passo 5: Calcular o ROI Final
✅ Versão revisada:
Passo 5: Calcular o ROI Final
Aplique a fórmula adaptada:
ROI = (Economias Diretas + Ganhos de Eficiência + Benefícios Estratégicos – Custo da Solução) / Custo da Solução × 100%
Exemplo:
ROI = (R$ 260.000 + R$ 45.000 + R$ 125.000 – R$ 159.667) / R$ 159.667 × 100%
ROI = R$ 270.333 / R$ 159.667 × 100%
ROI = 169,3%
Resultado:
✅ ROI = 169,3%
Isso significa que, para cada R$ 1,00 investido, a empresa obtém aproximadamente R$ 2,69 em retorno total — sendo R$ 1,69 de ganho líquido.
Como Justificar o Investimento em Tecnologia de Viagens
Agora que você sabe calcular o ROI, como utilizar esses dados para justificar investimentos em novas tecnologias de gestão de viagens? Aqui estão algumas estratégias eficazes:
1. Apresente Cenários Comparativos
Desenvolva três cenários para apresentar à diretoria:
– Cenário atual: mantenha os processos e tecnologias existentes
– Cenário conservador: implemente a nova solução com estimativas conservadoras de benefícios
– Cenário otimista: Implemente a nova solução com todo o potencial de benefícios
2. Destaque o Payback Period
✅ Versão adaptada:
2. Destaque o Payback Period
Calcule quanto tempo levará para o investimento se pagar:
Payback Period = Investimento Total / Economia Anual
No exemplo atualizado:
Payback Period = R$ 159.667 / (R$ 260.000 + R$ 45.000 + R$ 125.000)
Payback Period = R$ 159.667 / R$ 430.000
Payback Period ≈ 0,37 anos (aproximadamente 4,5 meses)
Um payback period tão curto é um argumento poderoso para aprovação — mostra que a solução praticamente se paga sozinha em menos de meio ano.
3. Enfatize Benefícios Além do Financeiro
Mesmo em discussões de ROI, não negligencie aspectos qualitativos importantes:
– Alinhamento com objetivos estratégicos da empresa;
– Melhoria na experiência do colaborador;
– Vantagem competitiva na atração de talentos;
– Conformidade com requisitos regulatórios;
– Contribuição para metas de sustentabilidade.
4. Apresente um Plano de Implementação Faseado
Reduza a percepção de risco propondo uma abordagem em fases:
– Fase 1: Prova de conceito com um departamento
– Fase 2: Expansão para áreas prioritárias
– Fase 3: Implementação completa
Isso permite demonstrar resultados iniciais antes de comprometer todo o investimento.
5. Inclua Referências
Fortaleça sua argumentação com:
– Referências de outras empresas que implementaram a solução. No
site da Kontrip, você pode ver quais empresas já contam com a Travel Tech em seu dia a dia.
– Dados de analistas de mercado sobre tendências em gestão de viagens
– Feedback de colaboradores sobre os problemas atuais
Erros Comuns ao Calcular o ROI da Gestão de Viagens
Evite estas armadilhas que podem comprometer a credibilidade da sua análise:
1. Focar Apenas em Economias Diretas
Ignorar ganhos de eficiência e benefícios estratégicos subestima significativamente o verdadeiro ROI.
2. Usar Períodos Muito Curtos
Algumas economias e benefícios se manifestam apenas no médio e longo prazo. Considere um horizonte de pelo menos 3 anos para uma análise completa.
3. Ignorar Custos Ocultos
Inclua todos os custos relevantes, como tempo da equipe interna, integrações e manutenção.
4. Superestimar Economias
Seja conservador nas suas estimativas para manter a credibilidade. É melhor surpreender positivamente depois.
5. Não Considerar Riscos
Inclua análises de sensibilidade que mostrem como o ROI seria afetado por diferentes taxas de adoção ou economias menores que o esperado.
Casos Reais: ROI em Gestão de Viagens
Para ilustrar o potencial de retorno, vamos examinar alguns casos reais (com nomes fictícios para preservar a confidencialidade):
Caso 1: Empresa de Tecnologia de Médio Porte
Situação inicial:
– 200 colaboradores viajantes
– Gastos anuais com viagens: R$ 2,5 milhões
– Processo manual de aprovações e reembolsos
– Sem política de viagens estruturada
Solução implementada:
– Plataforma integrada de gestão de viagens (similar à Kontrip)
– Política de viagens formalizada
– Negociação centralizada com fornecedores
Resultados após 12 meses:
– Redução de 18% nos gastos diretos: R$ 450.000
– Economia de 1.200 horas administrativas: R$ 120.000
– Aumento de produtividade estimado: R$ 200.000
– Investimento total: R$ 280.000
– ROI: 175% – Payback: 5,7 meses
Caso 2: Multinacional com Operações no Brasil
Situação inicial:
– 500 colaboradores viajantes no Brasil
– Gastos anuais com viagens: R$ 8 milhões
– TMC tradicional sem ferramentas digitais avançadas
– Baixa visibilidade sobre gastos totais
Solução implementada:
– Migração para uma travel tech com atendimento híbrido
– Implementação de OBT (Online Booking Tool) com alto nível de adoção
– Dashboard analítico para gestores
Resultados após 12 meses:
– Redução de 12% nos gastos diretos: R$ 960.000
– Redução de 70% no tempo de reserva: R$ 350.000 em produtividade
– Melhoria na experiência do viajante: redução de 30% nas reclamações
– Investimento total: R$ 650.000
– ROI: 102% – Payback: 6 meses
Tendências que Impactam o ROI da Gestão de Viagens
O cálculo do ROI deve considerar tendências emergentes que podem afetar tanto os custos quanto os benefícios:
1. Trabalho Híbrido e Distribuído
Com equipes mais distribuídas geograficamente, o padrão de viagens está mudando:
– Menos viagens frequentes para escritórios centrais
– Mais encontros periódicos de equipes inteiras
– Necessidade de políticas específicas para colaboradores remotos
2. Personalização e Bem-estar
A tendência de personalização está transformando as expectativas dos viajantes:
– Políticas mais flexíveis que consideram preferências individuais
– Foco no bem-estar durante a viagem
– Potencial para maior produtividade e satisfação
3. Integração com Outras Tecnologias
O valor das soluções de gestão de viagens aumenta com a integração:
– Conexão com sistemas de RH para aprovações baseadas em hierarquia
– Integração com ERPs para contabilização automática
– Sincronização com calendários e ferramentas de produtividade
Conclusão: Transformando a Gestão de Viagens de Centro de Custo para Investimento Estratégico
Calcular o ROI da gestão de viagens corporativas é mais do que um exercício financeiro – é uma mudança fundamental de perspectiva. Quando feito corretamente, este cálculo transforma a percepção das viagens corporativas de um simples centro de custo para um investimento estratégico com retorno mensurável.
Os números não mentem: uma gestão de viagens eficiente, apoiada por tecnologia adequada e processos bem desenhados, pode gerar retornos significativos, frequentemente superiores a 80% ao ano, com períodos de payback inferiores a 12 meses.
Ao adotar a metodologia apresentada neste artigo, você estará equipado para justificar investimentos em novas tecnologias de viagens, demonstrar o valor da sua função como gestor de viagens ou financeiro e tomar decisões mais informadas sobre políticas e processos.
Lembre-se: o verdadeiro valor de uma gestão de viagens eficiente vai muito além da economia direta. Está na produtividade dos seus colaboradores, na qualidade das relações comerciais estabelecidas durante as viagens e na capacidade da sua empresa de operar globalmente com agilidade e eficiência.
Este artigo faz parte da série de conteúdos da Kontrip para ajudar empresas a otimizarem sua gestão de viagens corporativas. Para mais informações, visite kontrip.com.br.