Descubra como as travel techs estão transformando a gestão de viagens corporativas, trazendo inovação, eficiência e economia para empresas de todos os portes.
Introdução: A Transformação Digital no Setor de Viagens Corporativas
O mundo corporativo está em constante evolução, e o setor de viagens não é exceção. Nos últimos anos, temos testemunhado uma verdadeira revolução na forma como as empresas gerenciam suas viagens de negócios, impulsionada pelo surgimento e consolidação das chamadas “travel techs” ou empresas de tecnologia para viagens.
Mas afinal, o que é travel tech? Como essas empresas estão mudando o cenário das viagens corporativas? E, mais importante, quais benefícios elas podem trazer para a sua organização?
Neste artigo, vamos explorar em detalhes o conceito de travel tech, entender como essas empresas diferem das agências de viagens tradicionais e descobrir como a tecnologia está transformando cada aspecto da gestão de viagens corporativas, desde o planejamento até o reembolso de despesas.
O que é Travel Tech? Definição e Contexto
Travel tech é o termo utilizado para descrever empresas que aplicam tecnologia avançada para resolver desafios e melhorar processos relacionados a viagens.
Diferentemente das agências de viagens tradicionais (TMCs – Travel Management Companies) que se concentram principalmente na intermediação e no atendimento personalizado, as travel techs têm como foco principal a criação de plataformas e ferramentas digitais que automatizam processos, centralizam informações e oferecem insights baseados em dados.
Características que definem uma travel tech:
• Foco em tecnologia: desenvolvimento de software e plataformas digitais como principal produto.
• Automação de processos: substituição de tarefas manuais por fluxos automatizados.
• Experiência digital: interface intuitiva para usuários finais e gestores.
• Análise de dados: utilização de big data e analytics para gerar insights e otimizar decisões.
• Integração: capacidade de se conectar com outros sistemas empresariais (ERPs, sistemas financeiros).
• Escalabilidade: soluções que funcionam tanto para pequenas quanto para grandes empresas.
É importante ressaltar que muitas travel techs, como a Kontrip, combinam o melhor dos dois mundos: a tecnologia avançada com o atendimento humano especializado quando necessário, criando um modelo híbrido que maximiza eficiência sem sacrificar a qualidade do serviço.
A Evolução do Mercado: Das Agências Tradicionais às Travel Techs
Para entender o impacto das travel techs, é útil conhecer a evolução do mercado de viagens corporativas:
1. Era Pré-Digital (até os anos 1990)
• Agências de viagens físicas como único canal
• Processos manuais e baseados em papel
• Pouca visibilidade sobre gastos totais
• Foco em relacionamento pessoal
2. Primeira Onda Digital (anos 1990-2000)
• Surgimento das primeiras OTAs (Online Travel Agencies)
• Sistemas de reserva eletrônicos para agentes
• Início da desintermediação
• Foco em transações online
3. Segunda Onda Digital (anos 2000-2010)
• Consolidação das OTAs e metabuscadores
• Primeiros sistemas corporativos de self-booking
• Maior transparência de preços
• Foco em comparação e economia
4. Era das Travel Techs (2010-presente)
• Plataformas integradas de gestão de viagens
• Aplicativos móveis para viajantes corporativos
• Automação de ponta a ponta (da reserva ao reembolso)
• Análise avançada de dados
• Personalização baseada em IA
• Foco em experiência do usuário e eficiência operacional
Esta evolução reflete uma mudança fundamental na abordagem: de um modelo centrado na transação para um modelo centrado na gestão estratégica das viagens como um todo.
Como as Travel Techs Estão Revolucionando as Viagens Corporativas
A tecnologia de viagens corporativas está transformando cada aspecto da jornada de viagens de negócios. Vamos explorar as principais áreas de impacto:
1. Reservas e Planejamento
Antes das travel techs: Processo manual de solicitação via e-mail ou telefone para a agência, com tempo de resposta lento e pouca transparência nas opções disponíveis.
Com as travel techs:
– Plataformas de self-booking (OBT): permitem que colaboradores façam suas próprias reservas dentro dos parâmetros da política.
– Comparação em tempo real: acesso a múltiplas opções de voos, hotéis e carros com preços atualizados.
– Recomendações inteligentes: algoritmos que sugerem as melhores opções com base no perfil do viajante, política da empresa e histórico.
– Integração de conteúdo: acesso tanto a tarifas negociadas quanto a ofertas disponíveis no mercado aberto.
A implementação de uma plataforma de self-booking pode reduzir o tempo médio de reserva de 20-30 minutos para apenas 5-7 minutos, aumentando a produtividade e satisfação dos colaboradores.
2. Aprovações e Compliance
Antes das travel techs: fluxos de aprovação por e-mail ou papel, difíceis de rastrear e com alto risco de não-conformidade com a política de viagens.
Com as travel techs:
– Fluxos de aprovação digitais: notificações automáticas para os aprovadores certos, com registro completo de cada etapa.
– Verificação automática de política: o sistema identifica automaticamente reservas fora da política e solicita justificativas.
– Regras personalizáveis: configuração flexível de políticas por departamento, nível hierárquico ou projeto.
– Trilha de auditoria: registro completo de todas as aprovações e exceções para fins de compliance.
3. Experiência do Viajante
Antes das travel techs: viajantes com pouca autonomia, dependentes de intermediários para qualquer alteração ou informação.
Com as travel techs:
– Aplicativos móveis: acesso a itinerários, documentos de viagem e alertas em tempo real.
– Suporte 24/7: assistência via múltiplos canais (chat, WhatsApp, telefone) para emergências.
– Check-in automático: lembretes e facilitação de check-in para voos e hotéis.
–Informações contextuais: dados sobre clima, transporte local e dicas específicas do destino.
4. Gestão de Despesas
Antes das travel techs: relatórios de despesas em papel ou planilhas, com processo manual de aprovação e reembolso lento.
Com as travel techs:
– Captura digital de recibos: uso de aplicativos para fotografar e processar comprovantes automaticamente.
– Categorização automática: identificação inteligente do tipo de despesa e alocação correta.
– Integração com cartões corporativos: conciliação automática de transações.
– Reembolso acelerado: processamento mais rápido de pagamentos aos colaboradores.
5. Análise e Otimização
Antes das travel techs: relatórios básicos e retrospectivos, com pouca capacidade de análise preditiva ou otimização.
Com as travel techs:
– Dashboards em tempo real: visibilidade instantânea sobre gastos, tendências e exceções.
– Análise avançada: identificação de padrões e oportunidades de economia.
– Previsão de gastos: modelos preditivos para orçamentação mais precisa.
Benefícios Tangíveis das Travel Techs para Empresas
A adoção de uma plataforma de viagens corporativas baseada em tecnologia traz múltiplos benefícios mensuráveis:
1. Economia Financeira
• Redução de custos diretos: economia média de 15-40% nos gastos com viagens através de melhor negociação, maior compliance e eliminação de desperdícios.
• Economia em custos operacionais: redução de 70-80% no tempo dedicado a processos administrativos relacionados a viagens.
• Prevenção de fraudes: diminuição significativa de reembolsos indevidos através de verificação automatizada.
2. Aumento de Produtividade
• Menos tempo em processos: colaboradores gastam menos tempo com tarefas administrativas de reserva e prestação de contas.
• Autonomia com controle: viajantes podem fazer alterações dentro dos parâmetros aprovados sem depender de intermediários.
• Informações centralizadas: fim da busca por informações em múltiplos sistemas ou e-mails.
3. Melhoria na Experiência do Colaborador
• Processo mais ágil: menos burocracia e mais foco na viagem em si.
• Reembolso mais rápido: redução no tempo de espera para receber valores adiantados.
• Suporte eficiente: resolução mais rápida de problemas durante a viagem.
4. Maior Visibilidade e Controle
• Dados em tempo real: gestores têm visibilidade instantânea sobre gastos e compromissos.
• Previsibilidade: capacidade de antecipar gastos e planejar com mais precisão.
• Compliance aprimorado: maior aderência à política de viagens da empresa.
5. Sustentabilidade
• Redução de papel: processos digitais eliminam a necessidade de impressões.
• Otimização de rotas: sugestões de itinerários mais eficientes reduzem a pegada de carbono.
• Métricas ambientais: capacidade de medir e reportar o impacto ambiental das viagens.
Travel Tech vs. TMC Tradicional: Qual a Melhor Escolha?
Uma dúvida comum entre gestores é: devo optar por uma travel tech ou por uma TMC (Travel Management Company) tradicional? A resposta depende das necessidades específicas da sua empresa, mas é importante entender as diferenças:
| Aspecto | TMC Tradicional | Travel Tech | Travel Tech Híbrida (como a Kontrip) |
| Foco principal | Serviço e atendimento | Tecnologia e automação | Tecnologia com suporte humano quando necessário |
| Modelo de negócio | Baseado em transações e fees | Baseado em assinatura ou transação | Modelos flexíveis adaptados à necessidade |
| Personalização | Alta, mas dependente de pessoas | Média, baseada em configurações | Alta, combinando tecnologia e expertise humana |
| Velocidade | Pode ser mais lenta devido a processos manuais | Rápida, com processos automatizados | Rápida, com opção de atendimento humano |
| Análise de dados | Básica, geralmente retrospectiva | Avançada, com insights em tempo real | Avançada, com consultoria estratégica |
| Custo | Geralmente mais alto devido à estrutura | Geralmente mais baixo devido à automação | Intermediário, com boa relação custo-benefício |
| Ideal para | Empresas que valorizam relacionamento pessoal | Empresas tech-savvy com processos bem definidos | A maioria das empresas que buscam equilíbrio |
A tendência atual do mercado é a convergência: TMCs tradicionais estão investindo em tecnologia, enquanto travel techs estão incorporando elementos de serviço personalizado, criando modelos híbridos como o da Kontrip.
Como Escolher a Travel Tech Ideal para sua Empresa
Se você decidiu que uma travel tech é a melhor opção para sua empresa, aqui estão alguns critérios importantes a considerar na escolha:
1. Funcionalidades Essenciais
Verifique se a plataforma oferece:
- OBT (Online Booking Tool) completo com acesso a múltiplas fontes de conteúdo
- Fluxos de aprovação personalizáveis
- Gestão de despesas integrada
- Relatórios e dashboards abrangentes
- Aplicativo móvel para viajantes
2. Integrações
- A plataforma deve se integrar facilmente com:
- Seu sistema ERP ou financeiro
- Sistemas de RH e diretórios corporativos
- Ferramentas de comunicação interna
- Provedores de pagamento.
3. Usabilidade
• Interface intuitiva para todos os usuários (viajantes, aprovadores, gestores)
• Curva de aprendizado curta
• Design responsivo (funciona bem em todos os dispositivos)
• Acessibilidade para usuários com necessidades especiais
4. Suporte e Implementação
• Processo de implementação bem estruturado
• Treinamento para diferentes perfis de usuários
• Suporte técnico em português
• Atendimento 24/7 para emergências durante viagens
5. Segurança e Compliance
• Conformidade com LGPD e outras regulamentações
• Certificações de segurança (ISO 27001, SOC 2)
• Políticas claras de proteção de dados
• Backup e recuperação de desastres
Conclusão: A Travel Tech como Aliada Estratégica
As travel techs deixaram de ser apenas ferramentas operacionais para se tornarem aliadas estratégicas na gestão de viagens corporativas. Ao combinar tecnologia avançada, dados inteligentes e, no caso de modelos híbridos como o da Kontrip, expertise humana, essas empresas estão redefinindo como as organizações planejam, executam e analisam suas viagens de negócios.
A adoção de uma plataforma de viagens corporativas baseada em tecnologia não é mais um diferencial, mas uma necessidade para empresas que buscam eficiência, controle e economia em um mundo cada vez mais dinâmico e competitivo.
Ao entender o que é travel tech e como essas empresas podem transformar seus processos, você estará mais preparado para tomar decisões informadas sobre a gestão de viagens na sua organização, garantindo não apenas economia de custos, mas também uma experiência superior para seus colaboradores viajantes.
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