Descubra estratégias eficientes para economizar em viagens corporativas sem comprometer a qualidade e a experiência dos colaboradores.
Introdução
As viagens corporativas representam uma parcela significativa do orçamento operacional de muitas empresas brasileiras. De acordo com dados recentes, somente as viagens dentro do Brasil movimentam mais de R$ 60 bilhões anualmente, tornando a gestão eficiente desses gastos uma prioridade estratégica para organizações de todos os portes.
Neste guia completo, vamos explorar estratégias práticas e eficazes para reduzir custos com viagens corporativas sem comprometer a qualidade, a segurança e a experiência dos colaboradores. Seja você um gestor financeiro, de compras ou administrativo, as técnicas apresentadas aqui podem gerar economias significativas e transformar as viagens corporativas de centro de custo para vantagem estratégica.
Por que focar na redução de custos com viagens corporativas?
Antes de mergulharmos nas estratégias específicas, é importante entender o impacto das viagens corporativas no orçamento geral da empresa:
• Volume significativo: dependendo do setor e do porte da empresa, as viagens podem representar de 5% a 12% dos gastos operacionais totais.
• Custos fragmentados: as despesas com viagens estão distribuídas em múltiplas categorias (passagens, hospedagem, alimentação, transporte local, etc.), tornando o controle mais complexo.
• Potencial de economia: estudos evidenciam que empresas com gestão estruturada de viagens conseguem economizar entre 15% e 40% em seus gastos totais com deslocamentos.
• Impacto no fluxo de caixa: viagens geram adiantamentos, reembolsos e pagamentos a fornecedores que afetam diretamente o fluxo de caixa da organização.
Agora, vamos às estratégias práticas para redução de custos.
1. Implementação de uma política de viagens eficiente
Uma política de viagens bem estruturada é a base para qualquer estratégia de redução de custos. Ela estabelece regras claras e padroniza processos, eliminando gastos desnecessários e criando previsibilidade.
Elementos essenciais de uma política de viagens eficaz:
• Definição de hierarquias: estabeleça claramente quais níveis hierárquicos podem utilizar cada classe de voo, categoria de hotel e tipo de transporte terrestre.
• Limites de gastos: defina tetos para diárias de hotel, refeições e outras despesas por localidade.
• Antecedência mínima: exija que reservas sejam feitas com determinada antecedência (idealmente 14 dias ou mais para voos domésticos e 21 dias para internacionais).
• Aprovações necessárias: estabeleça um fluxo de aprovação claro, especialmente para exceções à política.
• Fornecedores preferenciais: liste as companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos com as quais a empresa possui acordos.
Dica extra:
Uma política muito restritiva pode gerar insatisfação e tentativas de burlar as regras. Busque o equilíbrio entre economia e bem-estar dos colaboradores, envolvendo representantes de diferentes áreas na elaboração da política.
2. Centralização da gestão de viagens
A descentralização da gestão de viagens é um dos principais fatores que levam ao desperdício de recursos. Quando cada departamento ou colaborador faz suas próprias reservas sem coordenação central, perde-se poder de negociação e visibilidade sobre os gastos totais.
Benefícios da centralização:
• Maior poder de negociação: volume consolidado permite obter melhores tarifas e benefícios.
• Visibilidade completa: gestores têm uma visão holística dos gastos com viagens.
• Padronização de processos: todos seguem os mesmos procedimentos, facilitando controle e auditoria.
• Especialização: equipe dedicada desenvolve expertise em negociação e gestão de viagens.
Como implementar:
• Designar responsáveis: crie um departamento ou equipe responsável pela gestão de viagens e dê a ela as ferramentas e autonomia necessárias para atuar.
• Adotar tecnologia: implemente uma plataforma de gestão de viagens corporativas (como a Kontrip) que centralize reservas e despesas.
• Comunicar claramente: garanta que todos os colaboradores saibam que devem utilizar os canais oficiais para solicitações de viagens.
3. Negociação estratégica com fornecedores
Contar com uma plataforma especializada em viagens corporativas permite acesso direto a tarifas reduzidas, acordos exclusivos e benefícios que uma negociação tradicional dificilmente alcança.
Vantagens práticas:
• Integração com múltiplos fornecedores: acesso a condições diferenciadas em tempo real com companhias aéreas, hotéis e locadoras.
• Tecnologia inteligente de busca: encontra as melhores condições de preço, prazo e flexibilidade para cada perfil de viagem.
• Gestão automatizada de contratos e políticas: garante o cumprimento das regras internas sem perder oportunidades de economia.
• Consolidação de gastos e poder de barganha: quanto mais concentradas as reservas, maiores as oportunidades de savings e acordos escaláveis.
Com a gestão centralizada, possibilita-se negociar acordos vantajosos com fornecedores, garantindo tarifas reduzidas e benefícios exclusivos.
Estratégias de negociação:
• Acordos corporativos com companhias aéreas: Busque descontos baseados no volume anual de passagens, flexibilidade em remarcações e upgrades ocasionais.
• Programas de fidelidade corporativa: Além dos programas individuais, muitas companhias oferecem programas corporativos que geram pontos para a empresa.
• Tarifas negociadas com redes hoteleiras: Estabeleça diárias fixas reduzidas, inclusão de benefícios (como café da manhã e Wi-Fi) e políticas flexíveis de cancelamento.
• Contratos com locadoras de veículos: Negocie tarifas especiais, inclusão de seguros e quilometragem livre.
Dica especial:
Ao centralizar as viagens da sua empresa em uma travel tech, você passa a contar com o poder de negociação de quem representa uma base ampla e ativa de clientes corporativos.
Com essa escala, a travel tech consegue acessar tarifas exclusivas, condições mais flexíveis e benefícios comerciais que dificilmente seriam oferecidos em negociações individuais.
4. Adoção de tecnologia para gestão de viagens
A tecnologia é uma aliada fundamental na redução de custos com viagens corporativas. Plataformas especializadas, como a Kontrip, oferecem ferramentas que automatizam processos, garantem compliance com a política e fornecem dados para tomada de decisão.
Principais recursos tecnológicos:
• OBT (Online Booking Tool): permite que colaboradores façam suas próprias reservas nos parâmetros da política, reduzindo custos com intermediários.
• Aprovações automatizadas: fluxos de aprovação digitais agilizam processos e garantem que exceções sejam devidamente avaliadas.
• Gestão de despesas: aplicativos que permitem registro e aprovação de despesas em tempo real, eliminando processos manuais e reduzindo erros.
• Relatórios analíticos: dashboards e relatórios que identificam padrões de gastos e oportunidades de economia.
• Integração com ERPs: conexão com sistemas financeiros da empresa, automatizando lançamentos contábeis e conciliações.
Benefícios mensuráveis:
• Redução de 30% a 50% no tempo gasto com processos administrativos
• Diminuição de 10% a 15% nos valores de tarifas através de comparação automática
• Economia de 5% a 8% com maior compliance à política de viagens
5. Planejamento antecipado de viagens
O planejamento antecipado é uma das estratégias mais simples e eficazes para redução de custos. Reservas de última hora geralmente têm valores significativamente mais altos.
Práticas recomendadas:
• Calendário anual de eventos: mapeie conferências, feiras, reuniões sazonais e outros eventos que exigem viagens, permitindo reservas com grande antecedência.
• Agrupamento de viagens: Quando possível, agrupe múltiplos compromissos em uma única viagem, reduzindo o número total de deslocamentos.
• Definição de blackout periods: Estabeleça períodos em que viagens não essenciais devem ser evitadas (como alta temporada ou fechamento contábil).
• Aprovações expressas: Crie um processo ágil para aprovar viagens planejadas com antecedência, incentivando essa prática.
Impacto financeiro:
“Reservas feitas com 21 dias ou mais de antecedência podem ser até 40% mais baratas do que aquelas realizadas na semana da viagem. Para uma empresa com 100 viagens anuais, isso pode representar uma economia de R$ 150.000 a R$ 200.000.”
6. Otimização da política de reembolso de despesas
A gestão eficiente de reembolsos não apenas reduz custos diretos, mas também diminui despesas administrativas e melhora a experiência dos colaboradores.
Estratégias para otimização:
• Limites claros por categoria: estabeleça valores máximos para refeições, transporte e outras despesas, considerando a localidade.
• Digitalização do processo: implemente um sistema que permita envio de comprovantes via aplicativo, eliminando papelada e agilizando aprovações.
• Cartões corporativos: utilize cartões corporativos para despesas de viagem, centralizando gastos e facilitando controle.
• Adiantamentos calculados: quando necessários, forneça adiantamentos baseados em estimativas precisas, evitando valores excessivos.
• Auditoria por amostragem: realize verificações periódicas em uma amostra de relatórios de despesas para garantir compliance.
Dica extra:
Ofereça incentivos para colaboradores que gastarem menos que o limite estabelecido, como pontos em programas de reconhecimento interno ou a possibilidade de upgrade em uma próxima viagem.
7. Análise de dados para identificação de oportunidades
A análise sistemática dos dados de viagens é fundamental para identificar padrões, tendências e oportunidades de diminuição de custos que não seriam evidentes de outra forma.
Indicadores-chave a monitorar:
• Custo médio por viagem: acompanhe a evolução deste indicador ao longo do tempo e por departamento.
• Antecedência média de reservas: identifique áreas que consistentemente fazem reservas de última hora.
• Compliance com a política: monitore o percentual de viagens que seguem todas as diretrizes estabelecidas.
• Gastos por fornecedor: avalie se os acordos negociados estão sendo plenamente utilizados.
• Custo por colaborador viajante: identifique outliers que possam indicar necessidade de orientação adicional.
Como implementar:
• Dashboards executivos: crie visualizações que permitam acompanhamento rápido dos principais indicadores.
• Relatórios periódicos: estabeleça ciclos de análise (mensal, trimestral) com ações corretivas quando necessário.
• Benchmarking: compare seus indicadores com médias do setor para identificar oportunidades de melhoria.
8. Educação e engajamento dos colaboradores
Mesmo com as melhores políticas e ferramentas, a redução efetiva de custos só acontece quando os colaboradores estão engajados e compreendem seu papel nesse processo.
Estratégias de engajamento:
• Treinamentos periódicos: realize capacitações sobre a política de viagens e uso das ferramentas disponíveis.
• Comunicação transparente: compartilhe dados sobre gastos e economias alcançadas, demonstrando o impacto coletivo.
• Gamificação: crie competições saudáveis entre departamentos ou reconheça “viajantes econômicos do mês”.
• Feedback contínuo: solicite sugestões dos colaboradores que viajam frequentemente, incorporando ideias viáveis à política.
Abordagem recomendada:
Enfatize que economia não significa sacrifício de conforto ou segurança, mas sim eliminação de desperdícios. Demonstre como a otimização de recursos permite investimentos em outras áreas importantes para os colaboradores.
Conclusão: Transformando custos em investimentos estratégicos
A gestão eficiente de viagens corporativas vai muito além da simples redução de gastos. Trata-se de transformar uma necessidade operacional em uma vantagem competitiva, garantindo que cada real investido em deslocamentos gere o máximo retorno possível para a organização.
Ao implementar as estratégias apresentadas neste guia, sua empresa não apenas economizará recursos financeiros significativos, mas também:
• Aumentará a produtividade dos colaboradores, com processos mais ágeis e menos burocráticos
• Melhorará a experiência dos viajantes, com políticas claras e suporte adequado
• Obterá dados valiosos para tomada de decisões estratégicas
• Alinhará suas práticas de viagens aos objetivos de sustentabilidade corporativa
Lembre-se: a redução de custos com viagens corporativas é uma jornada contínua, não um projeto pontual. Requer monitoramento constante, ajustes periódicos e adaptação às mudanças do mercado e às necessidades da organização.
Próximos passos
Para começar sua jornada de otimização de custos com viagens corporativas, recomendamos:
1. Avalie sua situação atual: analise gastos dos últimos 12 meses para identificar padrões e oportunidades.
2. Desenvolva ou revise sua política de viagens: garanta que ela reflita as necessidades atuais da empresa.
3. Explore soluções tecnológicas: considere plataformas como a Kontrip, que integram reservas, aprovações e gestão de despesas.
4. Capacite sua equipe: treine gestores e colaboradores sobre as melhores práticas em viagens corporativas.
Este artigo foi produzido pela equipe de especialistas da Kontrip, plataforma líder em gestão de viagens corporativas no Brasil. Para mais informações, visite kontrip.com.br ou fale com um de nossos consultores.