As viagens corporativas são investimentos estratégicos para muitas empresas, permitindo negociações, expansão de mercado e fortalecimento de parcerias. No entanto, para que esses deslocamentos tragam o máximo retorno sem comprometer o orçamento, é essencial ter um controle rigoroso das despesas. Afinal, nem tudo o que é gasto durante uma viagem a trabalho pode ser reembolsado.
A falta de uma política clara sobre quais custos são cobertos pela empresa pode gerar confusão, impactar a gestão financeira e até causar problemas fiscais. Neste artigo, explicamos o que é considerado despesa de viagem corporativa, o que não é e como sua empresa pode estruturar um processo eficiente de prestação de contas.
O que é considerado despesa de viagem corporativa?
As despesas reembolsáveis são aquelas que possuem vínculo direto com as atividades profissionais desempenhadas durante a viagem. Ou seja, são gastos necessários para que o colaborador cumpra sua agenda de trabalho no destino. Veja as principais categorias:
- Passagens aéreas e transporte terrestre: voos, trens, ônibus e aluguel de carros são despesas cobertas, assim como deslocamentos de táxi ou aplicativos de transporte quando não há outra opção viável.
- Hospedagem: hotéis ou apartamentos alugados temporariamente são considerados despesas corporativas, desde que dentro dos limites estabelecidos pela empresa.
- Alimentação: as refeições durante a viagem são normalmente reembolsáveis, com valores pré-determinados. Algumas empresas trabalham com diárias fixas para alimentação, enquanto outras exigem notas fiscais para controle.
- Taxas e impostos obrigatórios: custos como taxas de embarque, pedágios e impostos locais aplicáveis à viagem corporativa são geralmente reembolsáveis.
- Materiais e serviços essenciais para o trabalho: impressões, aluguel de salas de reunião e até compra emergencial de acessórios (como carregadores ou adaptadores de tomada) podem ser reembolsados, caso sejam necessários para o cumprimento da missão da viagem.
O que não é considerado despesa de viagem corporativa?
Nem todo gasto feito pelo colaborador durante a viagem será reembolsado pela empresa. Algumas despesas são classificadas como pessoais ou fora do escopo da política de reembolso. Entre os exemplos mais comuns estão:
- Entretenimento pessoal: ingressos para shows, passeios turísticos, compras pessoais e qualquer outro tipo de lazer não são cobertos pela empresa.
- Upgrades e despesas extras: caso o colaborador opte por um quarto de hotel mais caro do que o permitido, faça um upgrade na classe da passagem aérea ou escolha um carro de luxo para aluguel, a diferença de valor será de sua responsabilidade.
- Multas e infrações de trânsito: qualquer penalidade aplicada durante a viagem, seja por excesso de velocidade ou estacionamento irregular, não será coberta pela empresa.
- Gastos com acompanhantes: se um colaborador decidir levar um familiar ou amigo para a viagem, todas as despesas dessa pessoa ficarão por conta do próprio viajante.
- Uso indevido de recursos corporativos: chamadas telefônicas pessoais no celular da empresa, consumo excessivo de minibar no hotel ou qualquer outro gasto que não tenha relação com a atividade profissional será considerado indevido.
Como estruturar uma política de despesas eficiente?
Para evitar dúvidas e problemas, a empresa deve estabelecer uma política clara e objetiva de reembolso de despesas. Essa política deve conter:
- Categorias de despesas aceitas, como passagens, hospedagem, alimentação, transporte terrestre, taxas e encargos administrativos.
- Limites de valores por categoria, considerando cargos, destinos e duração da viagem.
- Procedimentos de prestação de contas, com prazos para envio de recibos e comprovantes.
- Formatos e canais de envio, indicando se os documentos devem ser digitalizados e enviados por sistema, e-mail ou app.
- Critérios para justificativa de gastos, especialmente em casos de valores fora da política ou emergenciais.
- Processo de aprovação, especificando responsáveis por validar os relatórios e os prazos para reembolso.
- Despesas não reembolsáveis, como itens de caráter pessoal ou fora da política (ex: minibar, entretenimento, compras pessoais).
- Penalidades ou ações corretivas em caso de descumprimento da política.
- Diretrizes para viagens internacionais, como câmbio oficial, adiantamento em moeda local e exigência de notas fiscais válidas.
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